Actul constitutiv reprezintă documentul fundamental necesar pentru înființarea unei firme și conține toate detaliile referitoare la structura, funcționarea și scopul societății comerciale. Acest document este indispensabil pentru obținerea personalității juridice și pentru înregistrarea companiei în Registrul Comerțului. În funcție de tipul firmei – fie că este vorba de un SRL (societate cu răspundere limitată), SA (societate pe acțiuni) sau altă formă juridică – actul constitutiv poate avea elemente specifice, însă în toate cazurile trebuie să respecte cerințele impuse de legislația în vigoare.
Elementele incluse în actul constitutiv stabilesc cadrul de funcționare al firmei, de la denumire și obiect de activitate până la modul de administrare și răspunderea asociaților. Importanța acestui document derivă din faptul că definește relațiile dintre asociați, drepturile și obligațiile acestora, precum și regulile de desfășurare a activității economice. În lipsa unui act constitutiv clar și bine redactat, pot apărea dificultăți juridice și operaționale, ceea ce poate afecta bunul mers al afacerii.
Structura și conținutul actului constitutiv
Orice act constitutiv trebuie să fie redactat cu precizie și să includă informații detaliate, astfel încât să nu existe ambiguități care să afecteze activitatea firmei. Conținutul acestui document trebuie să respecte cerințele stabilite de Codul Civil și de Legea societăților comerciale. Printre elementele obligatorii se numără:
Denumirea firmei și forma juridică
Prima secțiune a actului constitutiv trebuie să conțină denumirea firmei, așa cum a fost rezervată la Registrul Comerțului. Aceasta trebuie să fie unică și să nu fie identică sau asemănătoare cu alte firme deja înregistrate. De asemenea, se va preciza clar forma juridică a societății, fie că este vorba de un SRL, SA sau alt tip de entitate juridică.
Sediul social
Este esențial să fie specificată adresa sediului social al firmei, aceasta fiind locația oficială unde se desfășoară activitatea administrativă. În cazul în care firma are mai multe puncte de lucru, acestea trebuie menționate în mod explicit. Orice schimbare ulterioară a sediului social va necesita modificarea actului constitutiv și înregistrarea noilor informații la Registrul Comerțului.
Obiectul de activitate
În această secțiune se va detalia domeniul de activitate al firmei. Se va indica atât activitatea principală, cât și activitățile secundare, în conformitate cu codurile CAEN. Obiectul de activitate trebuie formulat clar, pentru a evita orice confuzie sau interpretare eronată. Alegerea corectă a codurilor CAEN este esențială pentru obținerea autorizațiilor și pentru conformitatea cu reglementările în vigoare.
Capitalul social și aporturile asociaților
Un alt aspect important care trebuie inclus în actul constitutiv este valoarea capitalului social și modul în care acesta este divizat între asociați. În cazul unei societăți cu răspundere limitată, capitalul social minim este stabilit prin lege, iar aporturile asociaților pot fi în numerar sau în natură. Dacă există aporturi în natură, acestea trebuie evaluate și menționate în document.
Structura acționariatului și drepturile asociaților
Actul constitutiv trebuie să precizeze cine sunt asociații firmei și ce drepturi dețin fiecare în funcție de părțile sociale sau acțiunile pe care le dețin. De asemenea, este necesară clarificarea modului în care se pot transfera părțile sociale, precum și a condițiilor în care un asociat poate ieși din firmă. În cazul societăților pe acțiuni, pot exista acțiuni nominative sau la purtător, fiecare având implicații diferite în ceea ce privește drepturile de vot și beneficiile financiare.
Administrarea și funcționarea firmei
Un aspect crucial al actului constitutiv este stabilirea modului de administrare și funcționare a firmei. Acesta trebuie să includă detalii despre organele de conducere, atribuțiile acestora și regulile de luare a deciziilor.
Organele de conducere
În cazul unui SRL, administrarea poate fi realizată de unul sau mai mulți administratori, iar actul constitutiv trebuie să precizeze cine sunt aceștia și ce competențe au. La societățile pe acțiuni, există un consiliu de administrație sau un directorat și un consiliu de supraveghere, în funcție de sistemul de guvernanță ales.
Modul de luare a deciziilor
Este necesar să fie specificate regulile de luare a deciziilor în cadrul firmei, fie că este vorba de adunarea generală a asociaților, de consiliul de administrație sau de alți factori decizionali. Se vor detalia majoritățile necesare pentru adoptarea hotărârilor și condițiile în care acestea pot fi contestate.
Dividendele și distribuirea profitului
Un alt element important al actului constitutiv este reprezentat de regulile privind distribuirea profitului și plata dividendelor. Aceste aspecte trebuie stabilite clar pentru a evita eventualele conflicte între asociați sau acționari.
Dispoziții finale și aspecte juridice
Actul constitutiv trebuie să includă și alte clauze esențiale care reglementează funcționarea firmei pe termen lung. Printre acestea se numără durata societății, modalitățile de dizolvare și lichidare, precum și alte prevederi legale care ar putea influența activitatea firmei.
Durata și dizolvarea firmei
În funcție de obiectivele asociaților, firma poate fi înființată pe o perioadă determinată sau nedeterminată. În cazul în care se ajunge la dizolvare, actul constitutiv trebuie să conțină detalii despre procedura de lichidare și despre repartizarea activelor rămase după achitarea datoriilor.
Clauze speciale și reglementări specifice
Dacă asociații doresc să includă reguli speciale privind funcționarea firmei, acestea trebuie menționate în actul constitutiv. De exemplu, se pot introduce restricții privind vânzarea părților sociale sau reguli speciale pentru atragerea de noi investitori.
Aspecte legale și protecția drepturilor asociaților
Actul constitutiv poate include referiri la legislația aplicabilă și la mecanismele de soluționare a eventualelor litigii dintre asociați sau dintre firmă și terți. Dacă apar conflicte, acestea pot fi soluționate prin negociere, arbitraj sau instanțele competente. În astfel de situații, este posibil ca părțile să invoce conceptul de actiune drept comun, care se referă la recuperarea creanțelor sau la alte aspecte legate de drepturile patrimoniale ale asociaților.
Importanța redactării corecte a actului constitutiv
Un act constitutiv bine redactat este esențial pentru stabilitatea și buna funcționare a unei firme. Acesta oferă claritate cu privire la structura companiei, drepturile și obligațiile asociaților și regulile de administrare. De asemenea, contribuie la evitarea conflictelor și la asigurarea conformității legale. Orice modificare ulterioară a actului constitutiv trebuie realizată printr-o procedură oficială și înregistrată la Registrul Comerțului, pentru a avea efecte juridice.
